Sportservice De Vallei: Minder vragen, meer overzicht
Situatie
Sportservice de Vallei ondersteunt gemeenten, verenigingen en scholen bij het stimuleren van sport en beweging in de regio. Via hun website delen zij informatie over sportaanbod, activiteiten, projecten en contactmogelijkheden.
In de praktijk merkten zij dat bezoekers regelmatig vragen hadden over dit aanbod. Denk aan vragen over activiteiten, inschrijving, contactpersonen of praktische informatie. Deze vragen kwamen vaak binnen via e-mail of contactformulieren en vroegen om handmatige opvolging door het team.
Probleem
Het probleem zat niet in de hoeveelheid informatie, maar in hoe bezoekers deze konden vinden en begrijpen.
Concreet liep Sportservice de Vallei tegen het volgende aan:
-
Veel herhaalvragen via e-mail en contactformulieren
-
Bezoekers die niet direct de juiste informatie konden vinden
-
Tijdverlies bij het handmatig beantwoorden van vragen
-
Een toenemende werkdruk voor het team
Het team wilde bezoekers sneller en beter helpen, zonder dat dit extra handmatig werk zou opleveren.
Oplossing
We hebben een support-chatbot ontwikkeld die is geïntegreerd op de website van Sportservice de Vallei. Deze chatbot fungeert als eerste aanspreekpunt voor bezoekers en helpt hen direct op weg.
De oplossing:
-
Beantwoordt veelgestelde vragen automatisch
-
Geeft duidelijke en begrijpelijke uitleg
-
Verwijst gericht door naar relevante pagina’s
-
Past binnen de bestaande huisstijl en toon
De chatbot is ingericht als ondersteuning van het team, niet als vervanging. Bezoekers krijgen snel antwoord, terwijl complexere vragen altijd bij de juiste persoon terechtkomen.
Resultaat
De inzet van de chatbot zorgde direct voor merkbaar effect.
-
Minder herhaalvragen via e-mail
-
Bezoekers vinden sneller hun antwoord
-
Meer overzicht en rust binnen het team
-
Consistente informatievoorziening via de website
De website is nu niet alleen informatief, maar ook actief ondersteunend voor bezoekers.
Ja. De inhoud kan eenvoudig worden aangepast of uitgebreid wanneer het aanbod of de informatie verandert.
Ja. Het chatvlak is laagdrempelig en duidelijk opgezet. Bezoekers kunnen direct hun vraag stellen zonder uitleg of instructies.
De chatbot beantwoord alle vragen waar hij de data voor heeft. Hoe meer data beschikbaar is, hoe maar vragen beantwoord kunnen worden.
Conclusie
Met deze chatbot heeft Sportservice de Vallei een toegankelijke manier gecreëerd om bezoekers sneller te helpen en informatie beter te ontsluiten. Het team ervaart minder werkdruk en bezoekers krijgen direct duidelijkheid.
Een praktische oplossing die rust brengt, overzicht creëert en meegroeit met de organisatie.
Ook jouw site & CRM koppelen aan elkaar?
Ik denk graag met je mee.
Luc de Graag
Oprichter & AI Specialist
