Mediabirds: Automatische projectplanning
Situatie
Mediabirds is een digital marketing agency dat werkt met vaste pakketten en projectstructuren voor klanten. Voor elk nieuw project wordt een planning opgesteld in monday, die samen met de klant wordt besproken en als basis dient voor het volledige traject.
Het opstellen van deze planningen gebeurde handmatig. Bij elk nieuw project moesten medewerkers opnieuw dezelfde stappen doorlopen in monday. Dat kostte tijd en zorgde voor verschillen tussen planningen, terwijl de opzet in de basis steeds hetzelfde was.
Probleem
Het maken van een projectplanning was een terugkerend en tijdsintensief proces.
Concreet liep Mediabirds tegen het volgende aan:
-
Elke planning werd handmatig opgebouwd in monday
-
Medewerkers doorliepen steeds dezelfde stappen
-
Kleine verschillen in invoer zorgden voor inconsistente planningen
-
Het opstellen van één planning kostte gemiddeld 60 minuten
Die tijd ging zitten in werk dat belangrijk is, maar telkens opnieuw moest worden gedaan.
Oplossing
We hebben een automatisch projectplanningssysteem gebouwd dat direct gekoppelt is met monday.
Via een custom gebouwde interface kunnen medewerkers eenvoudig projectgegevens invoeren, zoals:
-
type pakket
-
bedrijfsnaam
-
startdatum
Op basis van deze input wordt automatisch een volledige projectplanning aangemaakt in monday. Inclusief fases, taken en deadlines. De planning is direct klaar om intern te gebruiken én om samen met de klant te bespreken.
De logica achter de planning ligt vast in het systeem, waardoor elke planning consistent is en aansluit op de gekozen pakketten.
Resultaat
De impact is duidelijk en meetbaar.
-
45 minuten tijdsbesparing per projectplanning
-
Minder handmatig werk voor medewerkers
-
Consistente projectstructuren in monday
-
Snellere start van nieuwe klanttrajecten
Het team kan zich richten op inhoud en klantgesprekken, in plaats van op het opbouwen van planningen.
De basis van de planning ligt vast per pakket, maar de inhoud wordt automatisch aangepast op basis van de ingevoerde gegevens. Zo blijft elke planning consistent, maar wel passend bij het specifieke project.
Ja. De automatisch gegenereerde planning is een startpunt. Medewerkers kunnen deze altijd verder verfijnen of aanpassen voordat hij met de klant wordt besproken.
Wanneer de startdatum wordt aangepast, kan de planning opnieuw worden gegenereerd. Alle fases en deadlines schuiven automatisch mee.
Conclusie
Met dit automatische projectplanningssysteem heeft Mediabirds een belangrijk onderdeel van hun projectproces vereenvoudigd. Door een duidelijke interface te koppelen aan monday is een tijdrovend handmatig proces veranderd in een snelle, betrouwbare stap.
Minder herhaling. Meer overzicht.
En vooral: tijd terug voor werk dat er echt toe doet.
Ook jouw site & CRM koppelen aan elkaar?
Ik denk graag met je mee.
Luc de Graag
Oprichter & AI Specialist
