StreetGasm: Automatische CRM koppeling

Streetgasm wilde overstappen naar een nieuw CRM-systeem om honderden gebruikersgegevens overzichtelijk op één centrale plek te beheren. Die gegevens stonden al in de website, maar moesten handmatig worden overgezet. Dat zou dagen kosten en fouten opleveren. Bovendien zou dit probleem blijven bestaan zolang gebruikers hun gegevens blijven updaten. Daarom is dit vraagstuk structureel aangepakt.

De situatie

Streetgasm gebruikt hun WordPress-website als primaire bron voor gebruikersdata. Denk aan accountgegevens, contactinformatie en andere profielgegevens die dagelijks worden aangepast. Deze data speelt een belangrijke rol in de interne organisatie en verdere opvolging.

Bij de keuze voor een nieuw CRM-systeem in ClickUp werd al snel duidelijk dat de overstap niet vanzelf zou gaan. Alle bestaande gebruikersdata stond in de website database en moest worden verplaatst naar het nieuwe systeem. Handmatig.

Dat zorgde direct voor twijfel. Niet alleen vanwege de tijd die het zou kosten, maar ook omdat het risico op fouten groot was. En belangrijker nog: dit was geen eenmalig probleem.

Het probleem

Het echte probleem zat in het terugkerende karakter van gebruikersdata. Gebruikers updaten hun gegevens regelmatig. Zonder automatische koppeling zou elke update ook handmatig in het CRM moeten worden aangepast.

Concreet betekende dit:

• het handmatig overzetten van honderden gebruikers

• dagen aan repeterend werk tijdens de migratie

• extra werk bij elke update van gebruikersgegevens

• een CRM dat snel achterloopt op de werkelijkheid

• een steeds grotere kans op fouten

Een CRM hoort overzicht te brengen en processen te ondersteunen. In deze situatie dreigde het juist een extra administratieve last te worden.

De aanpak

We zijn gestart met het analyseren van de bestaande situatie. Niet door direct te bouwen, maar door eerst scherp te krijgen hoe de data is opgebouwd en hoe Streetgasm ermee werkt.

Daarbij hebben we gekeken naar:

• welke gebruikersgegevens leidend zijn

• waar deze data wordt aangepast

• hoe het CRM is ingericht

• welke informatie altijd actueel moet blijven

Op basis hiervan hebben we gekozen voor één duidelijke uitgangspositie: de website is de bron van waarheid. Het CRM moet die data automatisch volgen.

De oplossing

We hebben een automatisering gebouwd die direct is gekoppeld aan de WordPress-website van Streetgasm en het CRM-systeem in ClickUp. Deze automatisering vormt een vas

te, betrouwbare verbinding tussen beide systemen.

De oplossing zorgt ervoor dat:

• alle bestaande gebruikersgegevens automatisch worden opgehaald uit de website

• deze gegevens direct en correct worden aangemaakt in ClickUp

• de koppeling actief blijft na de migratie

• updates van gebruikersgegevens automatisch worden doorgevoerd in het CRM

Geen kopiëren, geen plakken, geen handmatige controles. De website stuurt, het CRM volgt.

Het resultaat

De impact was direct merkbaar. De migratie vergde geen dagen handmatig werk meer en ook daarna verdween het structurele bijhouden van gebruikersdata.

Het resultaat:

• een CRM dat altijd actueel is

• consistente en betrouwbare gebruikersdata

• minder fouten

• meer overzicht

• tijd en focus terug voor het team

Wat eerst voelde als een administratief obstakel, is nu een stabiel en vanzelfsprekend proces.

Waarom dit werkt

Deze oplossing werkt omdat hij eenvoudig is opgezet en structureel blijft draaien. Geen tijdelijke oplossingen of losse scripts, maar één duidelijke koppeling met een helder uitgangspunt.

• één databron

• één automatische stroom

• geen uitzonderingen

• geen afhankelijkheid van handmatig werk

Daardoor blijft het systeem betrouwbaar, ook als het platform groeit.

Conclusie

Door gebruikersdata automatisch te synchroniseren tussen de website en het CRM heeft Streetgasm een terugkerend probleem definitief opgelost. Handmatig werk is structureel weggenomen en gebruikersgegevens blijven automatisch up-to-date.

Geen losse acties. Geen correcties achteraf.
Gewoon data die klopt en meebeweegt met het platform.