Onderwijsregio Foodvalley: Ai bij klantenservice
Situatie
Onderwijs Regio Foodvalley brengt onderwijsinstellingen, partners en initiatieven in de regio samen. Via hun website delen ze informatie over programma’s, subsidies, evenementen en samenwerkingen binnen het onderwijs.
In de praktijk merkten ze dat bezoekers vaak vragen hadden over deze informatie. Veel daarvan kwamen via e-mail of contactformulieren binnen. Het team werd daardoor steeds vaker benaderd met herhaalvragen, terwijl de antwoorden al op de website stonden. Er ontstond behoefte aan een laagdrempelige manier om bezoekers sneller te helpen, zonder dat dit extra druk op het team zou leggen.
Probleem
De uitdaging zat niet in het ontbreken van informatie, maar in de toegankelijkheid ervan.
Concreet liep Onderwijsregio Foodvalley tegen het volgende aan:
-
Veel herhaalvragen via mail en contactformulieren
-
Bezoekers die niet snel de juiste informatie konden vinden
-
Informatie verspreid over meerdere pagina’s
-
Tijdverlies bij het handmatig/telefonisch beantwoorden van vragen
Het team wilde beter bereikbaar zijn, zonder dat dit extra werkdruk zou opleveren.
Oplossing
We hebben een support-chatbot ontwikkeld die fungeert als eerste aanspreekpunt op de website. De chatbot is gekoppeld aan de bestaande content en helpt bezoekers direct op weg.
De oplossing:
-
Beantwoordt veelgestelde vragen automatisch
-
Geeft duidelijke uitleg in begrijpelijke taal
-
Verwijst gericht door naar relevante pagina’s
-
Blijft binnen de huisstijl en tone of voice van de organisatie
De chatbot is bewust ontworpen als ondersteuning. Niet ter vervanging van menselijk contact, maar om rust en overzicht te creëren.
Resultaat
De impact was snel merkbaar.
-
Minder losse vragen via e-mail
-
Bezoekers vinden sneller hun antwoord
-
Meer rust en overzicht voor het team
-
Consistente informatievoorziening
De website fungeert nu niet alleen als informatiebron, maar ook als actief hulpmiddel voor bezoekers.
Nee. Het chatvlak is eenvoudig en duidelijk opgezet. Bezoekers kunnen direct typen en krijgen heldere antwoorden zonder technische drempels.
Ja. De chatbot ondersteunt het team, maar vervangt geen persoonlijk contact. Wanneer dat nodig is, wordt altijd doorgeschakeld naar een mens. Maar hierin is veel mogelijk.
De chatbot beantwoord alle vragen waar hij de data voor heeft. Hoe meer data beschikbaar is, hoe maar vragen beantwoord kunnen worden.
Conclusie
Met deze chatbot heeft Onderwijsregio Foodvalley een toegankelijke en schaalbare manier gekregen om informatie beschikbaar te maken. Bezoekers worden sneller geholpen en het team ervaart minder werkdruk.
Geen ingewikkelde systemen, maar een slimme toevoeging die rust brengt en de website actiever maakt.
Ook jouw site & CRM koppelen aan elkaar?
Ik denk graag met je mee.
Luc de Graag
Oprichter & AI Specialist
